Datenschutzerklärung
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1. Verantwortliche Stelle
ESG GmbH
Westring 1, 44787 Bochum
Geschäftsführung: Max Sollmann
E-Mail: ms@egs-catering.de · Tel +49 234 60145620
2. Zweck dieser App
EGS Crew ist eine interne Web-Anwendung der ESG GmbH zur Organisation der Mitarbeitenden: Zeiterfassung, Aufträge, Schulungen, Dokumenten-Verwaltung, Auslagen-Abrechnung. Nur aktive Mitarbeitende und das Büro haben Zugriff.
3. Welche Daten wir verarbeiten
Stammdaten
- Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum
- Adresse, IBAN (für Lohn / Auslagen-Erstattung)
- Rolle (Mitarbeitende / Büro), Status
- Verschlüsselter Passwort-Hash (bcrypt)
Zeiterfassung
- Check-in- und Check-out-Zeitpunkt, Pausen
- Optionale Geo-Koordinaten beim Check-in/-out (nur mit Einwilligung)
- Standort-Zuordnung (Festival, Büro, Event)
Schulungen
- Watch-Time, Quiz-Antworten, Punktzahlen, Bestehensdatum
- Erworbene Orden mit Gültigkeitsdatum
Dokumente
- Hochgeladene Dokumente (z.B. Gesundheitszeugnis) inkl. Gültigkeitsdatum
Auslagen + Fahrten
- Beträge, Datum, Beleg-Uploads, Kilometer-Strecken
Aufträge
- Zuteilungen, Zusagen/Absagen, Pflicht-Qualifikationen
Benachrichtigungen
- Push-Subscription (Browser-Endpoint, Keys) — sofern aktiviert
- Liste der zugestellten und gelesenen Nachrichten
Technisch
- Session-Cookie (httpOnly, secure, sameSite=Lax) — pflicht für Login
- Server-Logs (IP, User-Agent, Zugriffe — Standard-Webserver-Logs)
4. Rechtsgrundlagen
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Erfüllung des Arbeitsvertrags (Zeiterfassung, Aufträge, Lohn)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — gesetzliche Pflichten (Aufbewahrung Lohn-/Abrechnungsdaten)
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung (Geo-Daten, Push-Benachrichtigungen)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse (Server-Logs zur IT-Sicherheit)
5. Speicherdauer
Während der Beschäftigung: aktive Speicherung. Nach Ende der Beschäftigung werden personenbezogene Stammdaten anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insb. Lohn / Steuer) entgegenstehen — diese Daten werden für die gesetzliche Frist (i.d.R. 10 Jahre) aufbewahrt und danach gelöscht.
6. Empfänger / Verarbeiter
Die Daten werden ausschließlich auf einem eigenen Server in Deutschland verarbeitet. Externe Auftragsverarbeiter:
- Hosting-Anbieter des Servers — Vertrag zur Auftragsverarbeitung liegt vor.
- Push-Service der Browser-Hersteller (z.B. Apple, Google, Mozilla) — nur verschlüsselter Endpoint-Identifier, keine Klartext-Inhalte sichtbar.
- OpenStreetMap Nominatim — nur bei Geocoding-Aktionen im Büro (Standort-Anlage), Adressen werden zur Geocodierung übermittelt.
7. Ihre Rechte
- Auskunft (Art. 15)
- Berichtigung (Art. 16)
- Löschung (Art. 17) — soweit keine Aufbewahrungspflicht
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20)
- Widerspruch (Art. 21)
- Widerruf erteilter Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft
Kontakt für Anfragen: ms@egs-catering.de
8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (für ESG GmbH: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen).
9. Sicherheit
- TLS-Verschlüsselung (HTTPS) für alle Übertragungen
- Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert
- Session-Cookies sind httpOnly, secure und sameSite=Lax
- Server-seitig isolierte Postgres-Datenbank mit täglichem Backup
10. Cookies
EGS Crew setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies (Session-Cookie für den Login). Es gibt keine Tracking- oder Marketing-Cookies, kein Web-Analytics.
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Bei wesentlichen Änderungen werden alle Mitarbeitenden über die In-App-Glocke informiert.